Sposób przechowywania dokumentacji wpływa w znaczący sposób na podstawowe procedury w każdym przedsiębiorstwie. Wymaga tego sprawny proces zarządzania zasobami ludzkimi, a także optymalizacja efektywności pracy na terenie firmy. Wszelka dokumentacja obecna na terenie firmy musi być odpowiednio zabezpieczona przed dostępem osób trzecich. Jednak sposób przechowywania nie może generować problemów w wypełnianiu własnych obowiązków. W tym wypadku rozwiązaniem może być szafa na dokumenty zamykana na klucz lub elektronicznie. Jak dobrać odpowiednią? Dlaczego dane osobowe muszą podlegać szczególnej ochronie? Tego dowiesz się właśnie tutaj!

Dlaczego umieszczanie dokumentów w szafach kartotekowych jest tak istotne?

Każdy rodzaj danych osobowych na temat klientów korzystających z usług danej firmy podlega szczególnej ochronie. Administrator, którym najczęściej jest przedsiębiorca, zobowiązany jest na zasadzie przejrzystości do udowodnienia, że zapewnił wszelkie możliwe środki bezpieczeństwa wyznaczone przez standardy RODO. Może to zapewnić poprzez instalację szerokiego spektrum systemów zabezpieczeń, jak alarmy na drzwi, monitoring bądź proste szafy kartotekowe.

Dlaczego warto zakupić już na początku szafy na dokumenty, najlepiej zamykane zamkiem elektronicznym, bądź tradycyjnym? Z prostego powodu. Zapobieganie jest zawsze znacznie tańsze niż wypłata rekompensaty. Koszty ponoszone wskutek kar prawnych, a także opłat za postępowanie sądowe, przekraczają bowiem wielokrotnie cenę podstawowego zabezpieczenia, którym jest jakikolwiek mebel metalowy wspomniany wcześniej. Każdy właściciel firmy przetwarzającej dane osobowe powinien także zadbać o stan serwerów oraz przeciwdziałać możliwości włamań elektronicznych.

Jakie szafy dokumenty nadają się do przechowywania danych?

Warto zainteresować się przede wszystkim wielofunkcyjnymi i zamykanymi meblami metalowymi. Ułatwiają one nie tylko archiwizację akt, ale dodatkowo umożliwiają kontrolę nad tym, kto ma wgląd do danych. W każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, niezwykle ważne dokumenty trzeba przechowywać pod szczególnym nadzorem. W takim wypadku doskonale sprawdza się podstawowy sejf z certyfikatem lub szafa aktowa wzmocniona. W zależności od ich rangi, różny jest również okres ich przechowywania. Zakup lepszego wyposażenia pozwala skuteczniej je katalogować, a także usuwać zaraz po przekroczeniu terminu wyrażenia zgody na przetwarzanie.

Najważniejsze jest, aby meble metalowe, które przeznaczymy do przechowywania dokumentów należących do firmy, były wzmocnione i wykonane z trwałych materiałów. Dotyczy to nie tylko zamków, ale i całej konstrukcji szafki kartotekowej. Przy zakupie mebli należy zwrócić szczególną uwagę także na jakość systemów szufladowych, które w przypadku słabego wykonania lub niskiej jakości materiałów mogą zacinać się lub obwisać pod ciężarem papieru.

Jak najlepiej przechowywać dokumentację - meble metalowe?

Wyjścia są w zasadzie dwa. Samodzielne przechowywanie dokumentów w meblach odpowiednio przystosowanych do tego, czyli w różnego rodzaju szafach kartotekowych, to w zasadzie najbardziej powszechne rozwiązanie. Outsourcing usług archiwizacyjnych nie jest bowiem zbyt popularny w Polsce. Niewiele firm zewnętrznych przechowuje archiwa dokumentów zleceniodawców. Oznacza to, że na terenie każdego przedsiębiorstwa niezbędna będzie obecność szaf kartotekowych o szerokim spektrum przeznaczenia.

Z naszej strony polecamy funkcjonalny zestaw mebli biurowych z oferty meble Teo, który przystosowany jest konkretnie pod składowanie i przechowywanie dokumentów. Przykładem mogą być chociażby popularne szafki SZK. Ich dużą zaletą są customizowane szuflady na teczki, dzięki którym w bardzo krótkim czasie odnaleźć można wszelkie niezbędne pisma. Modele z serii SZK posiadają szerokie spektrum rodzajów wymiennych zamków – od elektronicznych po aluminiowe i standardowe kluczowe. Można również podpiąć do nich kółka, aby można było je wygodnie i szybko przemieszczać w razie potrzeby.

Sprawdź meble metalowe i szafy kartotekowe w meble Teo!

Zapewniamy szerokie spektrum różnego rodzaju produktów, które sprawią, że przechowywanie dokumentacji będzie nie tylko prostsze, ale i efektywniejsze. Oferowane przez nas systemy szaf i regałów produkowane są z zachowaniem europejskich standardów jakości. Gwarantujemy niezawodność implementowanych przez nas systemów.

Każdy mebel może być dodatkowo customizowany. Niezwykle istotne jest dopasowanie poziomu i sposobu zabezpieczeń do profilu działalności każdej firmy w sposób indywidualny. Przykładowo sejfy mogą być zamykane na inny zamek niż fabryczny oraz wmontowane do ściany. Oferujemy szereg rozwiązań, które sprawią, że przechowywanie dokumentów o większych formatach także przestanie być problemem. Jeśli poszukujesz rozwiązań dostosowanych do Twoich indywidualnych preferencji, sprawdź naszą ofertę! Z pewnością znajdziesz system zabezpieczeń, który pozwoli Ci na komfortowe przetwarzanie danych osobowych.