Porządek w dokumentach biurowych to dziś nie tylko kwestia organizacji pracy, ale też obowiązek prawny. W erze rosnącej liczby regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, w tym RODO, sposób przechowywania dokumentów papierowych nabiera nowego znaczenia. Mimo postępującej cyfryzacji wiele firm, urzędów i placówek medycznych nadal operuje na papierze – akta osobowe, faktury, umowy czy dokumentacja medyczna to wciąż codzienność. Ich odpowiednie zabezpieczenie to nie tylko kwestia wygody, ale też wymóg prawny.

Dlatego coraz większym zainteresowaniem cieszą się szafy aktowe i kartotekowe, które łączą bezpieczeństwo, funkcjonalność i estetykę. W tym artykule pokażemy, czym się różnią, jak dobrać model zgodny z RODO i dlaczego warto zainwestować w metalowe meble biurowe.

Dlaczego przechowywanie dokumentów ma dziś tak duże znaczenie?

Dobrze zorganizowana przestrzeń biurowa to nie tylko kwestia porządku, ale także efektywności. Każdy pracownik wie, ile czasu można stracić na szukanie jednego brakującego dokumentu. Ale to nie wszystko – wraz z wprowadzeniem przepisów RODO wzrosło znaczenie bezpiecznego przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe. Firmy muszą chronić akta przed dostępem nieuprawnionych osób, nie tylko w formie cyfrowej, ale także fizycznej.

Właśnie dlatego tak istotne jest, by dokumentacja była przechowywana w zamykanych szafach biurowych, najlepiej metalowych, wyposażonych w solidne zamki. To nie tylko kwestia zgodności z przepisami – to realne zabezpieczenie przed błędami, wyciekiem danych czy kradzieżą informacji.

Szafy aktowe a kartotekowe – różnice i zastosowanie



Na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne – służą przecież do przechowywania dokumentów. Jednak różnią się konstrukcją, sposobem użytkowania i typem dokumentacji, do której są przeznaczone.

Szafy aktowe – funkcjonalność i przestrzeń

Szafy aktowe to meble biurowe przeznaczone przede wszystkim do przechowywania segregatorów, teczek i dokumentów A4 w pozycji pionowej. Najczęściej są to wysokie szafy jedno- lub dwuskrzydłowe, z kilkoma poziomami półek, które można dowolnie regulować. Świetnie sprawdzają się w działach księgowości, HR, sekretariatach czy archiwach.

Ich główne zalety to:

  • możliwość przechowywania dużych ilości dokumentów,
  • regulowane półki dopasowane do różnych formatów,
  • solidna konstrukcja z blachy stalowej i zamknięcie na klucz.

Szafy kartotekowe – porządek i szybki dostęp

Z kolei szafy kartotekowe wyposażone są w szuflady z prowadnicami, umożliwiające przechowywanie kart, dokumentów czy teczek zawieszkowych poziomo. To idealne rozwiązanie tam, gdzie kluczowy jest szybki i łatwy dostęp do akt – np. w gabinetach lekarskich, przychodniach, kancelariach czy archiwach.

Do najczęstszych zastosowań należą:

  • przechowywanie kart pacjenta lub klientów,
  • organizacja akt osobowych w działach HR,
  • łatwe sortowanie dokumentów wg nazwisk, numerów lub dat.

Warto wspomnieć, że wiele modeli, np. szafy kartotekowe A4, ma zabezpieczenia uniemożliwiające wysunięcie więcej niż jednej szuflady jednocześnie – co zwiększa bezpieczeństwo użytkowania.

Co mówi RODO o przechowywaniu dokumentów?

Choć RODO nie precyzuje, jakiego rodzaju mebli należy używać, to jasno wskazuje, że dokumenty muszą być zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych. W praktyce oznacza to konieczność stosowania szaf, które są:

  • zamykane na zamek (najlepiej patentowy),
  • wykonane z trwałych materiałów,
  • przystosowane do charakteru przechowywanych danych (akta osobowe, dokumentacja medyczna itd.).

Brak takich rozwiązań może zostać uznany za niedopełnienie obowiązków administratora danych. Dlatego tak ważne jest, by dokumentacja znajdowała się w odpowiednich szafach – najlepiej metalowych, zgodnych z normami bezpieczeństwa, takich jak dostępne w ofercie MebleTeo.pl.

Jaką szafę biurową wybrać, aby spełniała wymogi RODO?



Wybór odpowiedniej szafy nie powinien być przypadkowy. Oprócz podstawowych funkcji, jak liczba półek czy szuflad, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów.

Co warto sprawdzić przed zakupem?

  • Rodzaj zamka – zamki patentowe z dwoma kluczami to podstawa. W wielu modelach można je wymienić na elektroniczne lub szyfrowe.
  • Konstrukcja i jakość – gruba blacha stalowa, trwałe zawiasy i malowanie proszkowe to gwarancja odporności na intensywne użytkowanie.
  • Certyfikaty i zgodność – szafy produkowane w Polsce, np. szafy SBM czy Szk 202, często posiadają deklaracje zgodności i spełniają wymagania jednostek publicznych.
  • Dopasowanie do potrzeb działu – dział kadrowy skorzysta z szaf kartotekowych, sekretariat z wysokiej szafy aktowej, a gabinet lekarski – z szafy zamykanej i wentylowanej.

Dlaczego warto postawić na szafy metalowe?

Szafy wykonane z metalu to nie tylko większa trwałość – to również lepsza ochrona dokumentów. W porównaniu do mebli z płyty laminowanej:

  • są znacznie odporniejsze na wilgoć, zarysowania i uszkodzenia,
  • nie odkształcają się pod wpływem ciężaru dokumentów,
  • można je łatwo utrzymać w czystości,
  • prezentują się profesjonalnie – co również wpływa na wizerunek firmy.

Dodatkowo, meble metalowe Malow, dostępne w sklepie MebleTeo.pl, to rozwiązania przystosowane do intensywnego użytku – z trwałymi prowadnicami, mocnymi drzwiami i możliwością rozbudowy.

Podsumowanie: organizacja dokumentów zgodna z RODO to prostsze niż myślisz

Wdrażając system zgodnego z prawem przechowywania dokumentacji, nie trzeba tworzyć skomplikowanych procedur – wystarczy dobrze dobrana szafa aktowa lub kartotekowa. To rozwiązanie, które chroni dane, porządkuje przestrzeń i realnie wpływa na efektywność pracy.

Najważniejsze zalety:

  • pełna zgodność z wymogami RODO,
  • dostęp do dokumentów tylko dla upoważnionych osób,
  • łatwiejsze kontrole i audyty wewnętrzne,
  • większe zaufanie ze strony klientów i kontrahentów.

Jeśli nie wiesz, jaki model sprawdzi się w Twojej firmie – skontaktuj się z nami. Pomożemy dobrać odpowiednią szafę biurową metalową, która spełni zarówno normy prawne, jak i oczekiwania Twojego zespołu.

Sprawdź naszą ofertę szaf aktowych i kartotekowych na MebleTeo.pl
Znajdziesz tam funkcjonalne, solidne i zgodne z RODO meble do każdego biura, urzędu czy placówki medycznej.